Cambiar de asesoría sin perder plazos ni documentación

Tu documentación es tuya

Punto de partida, porque es donde aparece el miedo: la contabilidad, las facturas, los modelos presentados y los libros son tuyos, no de la asesoría. Tienes derecho a que te los entreguen. La asesoría puede retener trabajo pendiente de pago según lo pactado, pero no puede quedarse con tus documentos originales ni con la información necesaria para cumplir tus obligaciones.

Si aun así hay bloqueo, hay una vía técnica que casi siempre lo resuelve: la mayoría de esa información es recuperable desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria y de la Seguridad Social con tu certificado digital — modelos presentados, censales, vida laboral de la empresa, seguros sociales. Se reconstruye. Nadie se queda atrapado.

Qué hay que pedir, en una lista

• Modelos presentados de los ejercicios no prescritos: IVA, retenciones, pagos fraccionados, resúmenes anuales y el Impuesto de Sociedades o la renta.
• Ficheros de contabilidad: libro diario, mayor, balances de sumas y saldos y, si puede ser, el respaldo del programa. Un PDF sirve para consultar, no para seguir trabajando.
• Cuentas anuales depositadas y los libros legalizados de los últimos ejercicios.
• Amortizaciones en curso y la ficha de bienes de inversión. Sin esto, el nuevo asesor no puede continuar la amortización correctamente.
• Bases imponibles negativas pendientes de compensar y deducciones pendientes.
• Laboral: contratos, nóminas, seguros sociales, certificados de retenciones, calendario de vencimientos y antigüedades de la plantilla.
• Requerimientos abiertos o cualquier procedimiento en marcha, con sus plazos.
• Datos censales: alta en registros, epígrafes IAE, domicilio a efectos de notificaciones.

El orden correcto de los pasos

1. Firma con la nueva asesoría antes de anunciar la salida. Cambiar sin destino es como se pierden los plazos.
2. Comprueba qué hay abierto: un trimestre a medias, un requerimiento, un aplazamiento en curso. Decidid por escrito quién presenta cada cosa.
3. Comunica la baja por escrito — un correo basta y deja fecha. Educado y sin explicaciones largas: es una decisión, no una negociación.
4. Reclama la documentación con la lista de arriba adjunta, con un plazo concreto.
5. Revoca las apoderaciones al asesor anterior en la sede de la AEAT y en el Sistema RED de la Seguridad Social, y otorga las nuevas. Este paso es el que más se olvida: sin él, tus notificaciones siguen llegando a quien ya no te lleva.
6. Revisa el buzón de notificaciones electrónicas las primeras semanas. Una notificación no leída se da por notificada a los diez días naturales.
7. Cierra el cuadre: que el nuevo asesor confirme que los saldos de apertura, amortizaciones y bases negativas cuadran con lo depositado.

Cuándo cambiar y cuándo esperar

• Buen momento: los días siguientes a presentar un trimestre. No hay nada abierto y el nuevo asesor entra con margen.
• Momento delicado, pero factible: con un trimestre a punto de vencer. Se hace, pero pactando por escrito quién presenta qué.
• Espera si: tienes una inspección en curso y el asesor actual lleva el expediente. Cambiar de interlocutor en mitad de un procedimiento rara vez ayuda; termina el trámite y cambia después.

Motivos que sí justifican cambiar

Por si dudas de si lo tuyo es suficiente motivo:

• Te enteras de las cosas cuando ya no tienen arreglo.
• Nadie te llama antes del cierre para plantear opciones; solo se presentan modelos.
• No hay un asesor con nombre: cada vez responde una persona distinta.
• Errores repetidos en nóminas o en modelos, y recargos que has pagado tú.
• Te enteras de un requerimiento por la carta de apremio.

El precio, curiosamente, es el motivo que más se dice y el que menos aguanta: quien se cambia solo por 30 € al mes suele volver a cambiar al año siguiente. La comparación completa de qué incluye cada cuota está en qué cuesta una asesoría en Jerez.

¿Puedo cambiar de asesoría a mitad de año?

Sí. No hay ninguna obligación de esperar al cierre del ejercicio ni al 1 de enero. Lo único que se coordina es quién presenta el periodo en curso.

¿Me pueden retener la documentación por facturas pendientes?

Pueden reclamarte lo que se les deba, y retener trabajo no pagado si así se pactó, pero no pueden impedirte cumplir tus obligaciones ni quedarse con tus originales. Además, casi toda la información fiscal es descargable desde la AEAT con tu certificado digital.

¿Tengo que avisar a Hacienda de que he cambiado de asesor?

A Hacienda no le comunicas un cambio de proveedor, pero sí tienes que revocar la apoderación anterior y otorgar la nueva en la sede electrónica, y hacer lo mismo en el Sistema RED de Seguridad Social.

¿Se pierde el histórico contable?

No, si se pide bien. Hay que reclamar los ficheros contables y las fichas de amortización, no solo los PDF de los modelos.

¿Cuánto tarda el traspaso?

Entre una y dos semanas cuando la documentación llega completa. Si la contabilidad viene atrasada, la puesta al día es un trabajo aparte y se presupuesta como tal.